Über mich

Ich arbeite dort, wo Struktur entsteht, Abläufe klar werden und Aufgaben im Hintergrund zuverlässig erledigt werden – im klassischen Backoffice ebenso wie im digitalen Arbeitsalltag.

Administrative Aufgaben, Belegorganisation oder Social-Media-Vorbereitung bleiben im stressigen Tagesgeschäft oft liegen. Genau hier setze ich an und unterstütze dabei, Ordnung, Übersicht und feste Strukturen zu schaffen – zuverlässig, diskret und vollständig remote.

Mein Werdegang

Ich bin Maike Grahn, ausgebildete Kauffrau für Büromanagement (Abschluss 2022) und seit dem 01.12.2025 selbstständig als Virtuelle Assistentin tätig.

Durch meine Ausbildung habe ich ein fundiertes Verständnis für Büroorganisation, Verwaltungsabläufe, Korrespondenz, Fristenmanagement und strukturierte Arbeitsprozesse entwickelt. Diese Fähigkeiten bringe ich heute in meine Arbeit als virtuelle Assistentin ein – kombiniert mit einem sicheren Umgang mit digitalen Systemen und wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben.

Ich unterstütze Selbstständige, kleine Unternehmen und Betreuungsbüros dabei, administrative Aufgaben abzugeben, den Überblick zu behalten und ihren Arbeitsalltag spürbar zu entlasten.

Meine Überzeugung

Gute Organisation ist kein Luxus, sondern die Basis für funktionierende Abläufe.

Nicht jede Aufgabe ist sichtbar – aber viele sind entscheidend. Belege müssen sortiert, Daten gepflegt, E-Mails strukturiert und Inhalte vorbereitet werden. Genau diese Aufgaben übernehme ich zuverlässig im Hintergrund, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Meine Themenbereiche

♡ Büromanagement & Backoffice
♡ Administrative Unterstützung & Organisation
♡ E-Mail- & Terminmanagement
♡ Datenpflege, Dokumentation & Recherche
♡ Vorbereitende Buchhaltung
  – Belegorganisation
  – Unterlagenvorbereitung für Steuerbüro
♡ Social Media Management
  – Content-Planung
  – Aufbereitung von Beiträgen

Zusammenarbeit

Mir ist eine klare, transparente und verlässliche Zusammenarbeit besonders wichtig. Vertrauen, Diskretion und strukturierte Abläufe stehen dabei an erster Stelle.

Nach einem ersten Gespräch klären wir gemeinsam, welche Aufgaben regelmäßig oder punktuell anfallen. Anschließend erstelle ich eine übersichtliche Planung auf Wochen- oder Monatsbasis. Selbstverständlich gehören dazu alle notwendigen Vereinbarungen wie der AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung), eine Verschwiegenheitsvereinbarung (NDA) sowie der Vertrag über freie Mitarbeit.

Nach Vertragsabschluss können wir direkt starten.
Du erhältst monatlich eine transparente Übersicht über die geleisteten Stunden und erledigten Aufgaben.