Struktur ist meine Stärke – und Ihr Vorteil
Ich bin Maike Grahn, ausgebildete Kauffrau für Büromanagement und virtuelle Assistentin aus Mannheim. Ich unterstütze Unternehmen deutschlandweit dabei, administrative Aufgaben effizient auszulagern und wieder mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft zu gewinnen.
Ob E-Mail-Management, vorbereitende Buchhaltung, Mahnwesen oder die Organisation von Immobilienprojekten – ich arbeite zuverlässig, strukturiert und mit einem klaren Blick für effiziente Prozesse.
Kauffrau für Büromanagement
Virtuelle Assistentin
Deutschlandweit remote tätig
Sitz in Mannheim
Warum ich virtuelle Assistentin geworden bin
Organisation war schon immer meine Stärke
Eigentlich war für mich schon als Kind klar, dass ich später einmal im Büro arbeiten möchte. Während andere Kinder Ärztin oder Lehrerin gespielt haben, habe ich „Sekretärin“ gespielt – organisiert, sortiert und Listen geschrieben. Struktur und Organisation haben mir einfach schon immer Spaß gemacht.
Die richige Ausbilung
Deshalb war auch meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement genau der richtige Weg. Dort konnte ich meine organisatorischen Fähigkeiten weiterentwickeln und lernen, wie wichtig gut strukturierte Abläufe für ein erfolgreiches Unternehmen sind.
Flexibel & Ortsunabhängig
Mit der Zeit entstand jedoch ein weiterer Wunsch: Ich wollte flexibel arbeiten und ortsunabhängig sein. Die Möglichkeit, Unternehmen professionell zu unterstützen und gleichzeitig von überall aus arbeiten zu können, hat mich schließlich dazu bewegt, den Schritt in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistentin zu gehen.
Heute verbinde ich genau das, was mir schon immer Freude bereitet hat: Unternehmen organisatorisch zu entlasten, Strukturen zu schaffen und meinen Kunden den Rücken freizuhalten – zuverlässig, persönlich und deutschlandweit remote.
Warum eine virtuelle Assistenz?
Teilzeitkraft oder virtuelle Assistentin?
Viele Unternehmen stehen irgendwann vor der Frage:
Soll ich eine Mitarbeiterin einstellen oder eine virtuelle Assistenz beauftragen?
Die Antwort hängt davon ab, wie viel Unterstützung tatsächlich benötigt wird. Eine virtuelle Assistenz eignet sich besonders dann, wenn Sie flexibel Unterstützung benötigen, ohne dauerhaft eine Teilzeitkraft beschäftigen zu müssen.
Ihre Vorteile:
- Flexible Zusammenarbeit
- Keine Arbeitgeberpflichten
- Keine Lohnabrechnung
- Keine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung
- Keine Kosten für Büroarbeitsplatz
- Abrechnung ausschließlich nach tatsächlich geleisteten Stunden
Gut zu wissen: Die Leistungen einer virtuellen Assistenz können in der Regel als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Gleichzeitig entfallen viele organisatorische Pflichten, die mit einer eigenen Mitarbeiterin verbunden sind.
Kostenvergleich
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Punkt |
Teilzeitkraft (Backoffice) |
Virtuelle Assistenz |
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Monatliche Kosten |
ca. 2.000–2.500 € (inkl. Arbeitgeberkosten) |
55 €/Stunde – Sie zahlen nur die tatsächlich benötigte Zeit |
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Arbeitgeberabgaben |
✓ |
– |
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Urlaub & Krankheit |
✓ |
– |
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Büroarbeitsplatz |
Erforderlich |
Nicht erforderlich |
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Hardware & Software |
Arbeitgeber |
Bereits vorhanden |
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Lohnabrechnung |
Erforderlich |
Entfällt |
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Flexible Stunden |
Eingeschränkt |
Jederzeit anpassbar |
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Vertragsbindung |
Fest |
Flexibel |
Für wen ich arbeite
Immobilieninvestoren
Organisation von Projekten, Dokumenten, Handwerkern und Käufern.
Fix-&-Flip-Unternehmen
Administrative Unterstützung während des gesamten Projekts – von der Objektorganisation bis zur Koordination verschiedener Beteiligter.
Handwerksbetriebe
Entlastung bei E-Mails, Rechnungen, Dokumenten und organisatorischen Aufgaben.
Kleine Unternehmen & Selbstständige
Professionelles Backoffice ohne eigene Bürokraft.
Was mich ausmacht – So arbeite ich
Vertrauen
Diskretion gehört für mich selbstverständlich dazu. Ihre Daten und Unterlagen behandle ich vertraulich – auf Wunsch auch mit NDA.
Struktur
Jede Aufgabe erhält einen klaren Platz. Prozesse werden nachvollziehbar dokumentiert und transparent organisiert.
Kommunikation
Kurze Wege, klare Absprachen und regelmäßige Rückmeldungen sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick behalten.
Eigenverantwortung
Ich arbeite selbstständig, denke mit und halte Ihnen im Hintergrund den Rücken frei.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Das sagen meine Kunden
„Maike unterstützt mich zuverlässig im laufenden Verwaltungs- und Organisationsbereich und übernimmt administrative Prozesse äußerst strukturiert und selbstständig. Besonders hervorzuheben ist ihr schnelles Aufnahmevermögen sowie ihre Fähigkeit, sich effizient in komplexe Abläufe, Fristen und formale Anforderungen einzuarbeiten.“
Meine Leistungen
Backoffice
- E-Mail-Management
- Vorbereitende Buchhaltung
- Mahnwesen
- Kundenservice
- Dokumentenmanagement
Immobilienmanagement
- Objektorganisation
- Handwerkerkoordination
- Unterstützung bei Fix-&-Flip-Projekten
- Dokumentation
- Käufersuche
Häufige Fragen zu virtuellen Assistenten
Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistentin?
Ich unterstütze Sie bei administrativen Aufgaben wie E-Mail-Management, Dokumentenorganisation, vorbereitender Buchhaltung, Mahnwesen oder Kundenservice.
Für wen lohnt sich eine virtuelle Assistenz?
Besonders für Selbstständige, kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe und Immobilieninvestoren, die flexibel Unterstützung benötigen.
Kann ich auch nur wenige Stunden buchen?
Ja. Viele Kunden starten mit wenigen Stunden pro Monat und erweitern die Zusammenarbeit später.
Arbeiten Sie deutschlandweit?
Ja. Ich arbeite vollständig remote und unterstütze Kunden in ganz Deutschland.
Wie viel kostet eine virtuelle Assistenz?
Mein Stundensatz beträgt 55 €. Sie zahlen ausschließlich für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Lassen Sie uns kennenlernen
Weniger Verwaltung. Mehr Zeit für Ihr Unternehmen.
Ob Backoffice, Immobilienmanagement oder administrative Unterstützung – gemeinsam finden wir heraus, wie ich Sie am besten entlasten kann.