Sie überlegen, Aufgaben aus Ihrem Unternehmen auszulagern und fragen sich: Was kostet eine virtuelle Assistenz eigentlich?
Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Die Kosten einer virtuellen Assistenz hängen unter anderem von Erfahrung, Qualifikation, Spezialisierung und den Aufgaben ab, die übernommen werden sollen.
Während einige virtuelle Assistenzen bereits für vergleichsweise niedrige Stundensätze arbeiten, können spezialisierte VAs deutlich höhere Preise verlangen.
Doch der Stundensatz allein sagt nur wenig darüber aus, wie teuer eine virtuelle Assistenz am Ende tatsächlich ist.
In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchen Kosten Sie rechnen können, welche Abrechnungsmodelle üblich sind und wann sich die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz für Ihr Unternehmen lohnen kann.
Was kostet eine virtuelle Assistenz pro Stunde?
Viele selbstständige virtuelle Assistenzen rechnen ihre Leistungen nach Stunden ab.
Für klassische administrative Tätigkeiten können Stundensätze beispielsweise bei etwa 30 bis 60 € pro Stunde liegen. Bei spezialisierten Leistungen oder umfangreicher Berufserfahrung können die Stundensätze auch deutlich darüber liegen.
Der Preis hängt unter anderem davon ab,
- welche Aufgaben übernommen werden
- welche Qualifikationen die virtuelle Assistenz mitbringt,
- wie viel Berufserfahrung vorhanden ist,
- ob bestimmte Branchenkenntnisse benötigt werden,
- wie viel Verantwortung übernommen wird und
- wie umfangreich die Zusammenarbeit ist.
Eine VA, die hauptsächlich einfache Recherche- oder Datenpflegeaufgaben erledigt, kann beispielsweise einen anderen Stundensatz verlangen als eine virtuelle Assistenz, die selbstständig administrative Prozesse koordiniert oder sich auf eine bestimmte Branche spezialisiert hat, wie bei mir beispielsweise die Immobilienbranche.
Bei der Suche nach einer virtuellen Assistenz lohnt es sich deshalb, nicht ausschließlich auf den niedrigsten Stundensatz zu achten.
Warum kostet eine virtuelle Assistenz 40, 50 oder sogar 60 € pro Stunde?
Wer sich zum ersten Mal mit den Preisen selbstständiger virtueller Assistenzen beschäftigt, empfindet einen Stundensatz von 50 € möglicherweise zunächst als hoch.
Schließlich liegt der Stundenlohn eines Angestellten häufig deutlich darunter.
Allerdings lassen sich diese beiden Zahlen nicht direkt miteinander vergleichen.
Eine virtuelle Assistenz ist selbstständig. Von ihrem Honorar werden unter anderem Versicherungen, Steuern, Arbeitsmittel, Software, Weiterbildungen und weitere betriebliche Ausgaben finanziert.
Hinzu kommt, dass nicht jede Arbeitsstunde einer selbstständigen virtuellen Assistenz gleichzeitig eine abrechenbare Kundenstunde ist.
Für Sie als Auftraggeber hat die Zusammenarbeit gleichzeitig einen entscheidenden Vorteil: Sie bezahlen nur die vereinbarte Unterstützung.
Sie müssen keine Stelle mit beispielsweise 20 oder 40 Wochenstunden schaffen, wenn Sie eigentlich nur fünf Stunden Unterstützung pro Woche benötigen.
Auch ein eigener Arbeitsplatz, technische Ausstattung und weitere typische Kosten eines Beschäftigungsverhältnisses entfallen in der Regel.
Der Stundensatz einer selbstständigen virtuellen Assistenz lässt sich deshalb nicht direkt mit dem Stundenlohn eines Angestellten vergleichen.
Welche Abrechnungsmodelle gibt es bei virtuellen Assistenzen?
Nicht jede virtuelle Assistenz arbeitet ausschließlich mit einem klassischen Stundensatz. Je nach Umfang und Art der Zusammenarbeit können unterschiedliche Abrechnungsmodelle sinnvoll sein.
Abrechnung nach Stunden
Bei der klassischen Stundenabrechnung bezahlen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Dieses Modell bietet sich besonders an, wenn der Arbeitsaufwand schwankt oder Sie zunächst ausprobieren möchten, welche Aufgaben Sie auslagern können.
Stundenpakete
Eine weitere Möglichkeit sind feste Stundenkontingente.
Dabei werden beispielsweise 10, 20 oder 30 Stunden pro Monat vereinbart. Die virtuelle Assistenz nutzt diese Zeit für die zuvor vereinbarten Aufgaben.
Das schafft für beide Seiten mehr Planungssicherheit.
Monatliche Pakete oder Retainer
Bei einer langfristigen Zusammenarbeit können feste monatliche Beträge vereinbart werden.
Darin enthalten ist beispielsweise ein bestimmtes Stundenkontingent oder ein vorher definierter Aufgabenbereich.
Projektpreise
Bei klar abgegrenzten Aufgaben kann ein Festpreis für das gesamte Projekt vereinbart werden.
Dadurch wissen Sie bereits vor Beginn der Zusammenarbeit, welche Gesamtkosten auf Sie zukommen.
Welches Modell sinnvoll ist, hängt letztendlich davon ab, welche Aufgaben Sie auslagern möchten und wie regelmäßig Sie Unterstützung benötigen.
Was kostet eine virtuelle Assistenz im Monat?
Die monatlichen Kosten einer virtuellen Assistenz hängen vor allem vom benötigten Stundenumfang und dem jeweiligen Stundensatz ab.
Nehmen wir als Beispiel einen Stundensatz von 55 €:
|
Stunden pro Monat |
Monatliche Kosten |
|
5 Stunden |
275 € |
|
10 Stunden |
550 € |
|
15 Stunden |
825 € |
|
20 Stunden |
1.100 € |
|
30 Stunden |
1.650 € |
|
40 Stunden |
2.200 € |
Sie müssen also nicht direkt mehrere Tausend Euro im Monat investieren, um Aufgaben aus Ihrem Unternehmen auszulagern.
Gerade zu Beginn können bereits wenige Stunden Unterstützung einen Unterschied machen.
Wenn Sie beispielsweise jede Woche zwei bis drei Stunden mit wiederkehrenden administrativen Aufgaben verbringen, können im Monat schnell zehn Stunden zusammenkommen.
Werden diese Aufgaben ausgelagert, stehen Ihnen diese Stunden wieder für Ihr eigentliches Kerngeschäft zur Verfügung.
Ist eine günstige virtuelle Assistenz automatisch günstiger?
Nicht unbedingt.
Angenommen, zwei virtuelle Assistenzen sollen dieselbe Aufgabe erledigen.
VA A verlangt 30 € pro Stunde und benötigt vier Stunden.
Die Aufgabe kostet insgesamt 120 €.
VA B verlangt 55 € pro Stunde und benötigt aufgrund ihrer Erfahrung und effizienteren Arbeitsweise zwei Stunden.
Die Aufgabe kostet insgesamt 110 €.
Obwohl VA B einen deutlich höheren Stundensatz verlangt, entstehen in diesem Beispiel geringere Gesamtkosten.
Natürlich handelt es sich dabei um ein vereinfachtes Beispiel. Es zeigt jedoch, warum der Stundensatz allein nicht darüber entscheidet, wie wirtschaftlich eine Zusammenarbeit tatsächlich ist.
Neben dem Preis sollten deshalb auch Qualifikation, Erfahrung, Kommunikation, Zuverlässigkeit und effizientes Arbeiten berücksichtigt werden.
Was kostet meine Unterstützung als virtuelle Assistenz?
Mein aktueller Stundensatz als virtuelle Assistenz beträgt 55 € pro Stunde.
Durch meine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bringe ich eine fundierte kaufmännische Grundlage und entsprechendes Fachwissen für administrative und organisatorische Aufgaben mit.
Aktuell baue ich zusätzlich meine Spezialisierung auf die Immobilienbranche weiter aus.
Mein Ziel ist es, Unternehmen und Selbstständige aus der Immobilienbranche bei den Aufgaben zu unterstützen, die im Tagesgeschäft immer wieder wertvolle Zeit beanspruchen.
Dazu können je nach Zusammenarbeit beispielsweise administrative Backoffice-Aufgaben, Datenpflege, E-Mail-Kommunikation, Terminorganisation, die Vorbereitung von Unterlagen oder weitere organisatorische Tätigkeiten gehören.
Dabei muss eine Zusammenarbeit nicht direkt mit einem großen Stundenumfang beginnen.
Wir können mit einzelnen Aufgaben starten und gemeinsam herausfinden, in welchen Bereichen meine Unterstützung für Sie die größte Entlastung bietet.
Warum gerade in der Immobilienbranche eine virtuelle Assistenz sinnvoll sein kann
In der Immobilienbranche entstehen täglich zahlreiche administrative Aufgaben.
Eine E-Mail beantworten dauert vielleicht fünf Minuten. Unterlagen zusammensuchen zehn Minuten. Anschließend muss ein Termin vereinbart, eine Information nachgetragen oder eine Rückmeldung eingeholt werden.
Einzeln betrachtet scheint der Zeitaufwand gering.
Über eine komplette Woche summieren sich diese Tätigkeiten jedoch schnell zu mehreren Stunden.
Und genau diese Zeit fehlt anschließend an anderer Stelle.
Wenn Sie als Immobilienunternehmer, Makler oder in einem anderen Bereich der Immobilienbranche tätig sind, sollte Ihre Zeit möglichst dort eingesetzt werden, wo Ihre persönliche Expertise tatsächlich benötigt wird.
Viele administrative Aufgaben lassen sich dagegen problemlos auslagern.
Eine virtuelle Assistenz kann Ihnen dabei den Rücken freihalten und dafür sorgen, dass wiederkehrende Aufgaben im Hintergrund zuverlässig erledigt werden.
Wann lohnt sich eine virtuelle Assistenz?
Eine virtuelle Assistenz kann sich besonders dann lohnen, wenn administrative Aufgaben einen immer größeren Teil Ihres Arbeitstages einnehmen.
Typische Anzeichen dafür können sein:
- Ihr E-Mail-Postfach kostet Sie täglich viel Zeit.
- Wiederkehrende administrative Aufgaben bleiben liegen.
- Sie arbeiten regelmäßig abends Aufgaben ab, die tagsüber liegen geblieben sind.
- Daten und Unterlagen müssen kontinuierlich gepflegt oder organisiert werden.
- Sie verbringen viel Zeit mit Aufgaben, für die Ihre persönliche Expertise nicht notwendig wäre.
- Sie benötigen Unterstützung, möchten aber noch keine eigene Stelle schaffen.
Dabei geht es nicht darum, möglichst schnell möglichst viele Aufgaben abzugeben.
Gerade am Anfang kann es sinnvoll sein, zunächst zu analysieren, welche Tätigkeiten regelmäßig viel Zeit beanspruchen und gleichzeitig problemlos von einer anderen Person übernommen werden können.
Genau dort lohnt es sich häufig, mit dem Auslagern zu beginnen.
Virtuelle Assistenz oder Festanstellung – was ist günstiger?
Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort.
Wenn Sie dauerhaft eine Person für 30 oder 40 Stunden pro Woche benötigen, kann eine Festanstellung langfristig die sinnvollere Lösung sein.
Benötigen Sie dagegen nur einige Stunden Unterstützung pro Woche oder schwankt Ihr Arbeitsaufkommen stark, bietet eine virtuelle Assistenz deutlich mehr Flexibilität.
Sie können beispielsweise mit fünf oder zehn Stunden im Monat beginnen und den Umfang später erhöhen.
Gerade für Selbstständige und kleinere Unternehmen kann das interessant sein, da nicht direkt eine zusätzliche Stelle geschaffen werden muss.
–> Mehr zum Thema: Virtuelle Assistenz oder Teilzeit-/Vollzeitkraft
Fazit: Was kostet eine virtuelle Assistenz wirklich?
Je nach Qualifikation, Erfahrung und Spezialisierung können die Preise einer virtuellen Assistenz stark variieren.
Für klassische Assistenzleistungen sind beispielsweise Stundensätze zwischen 30 und 60 € möglich, während spezialisierte virtuelle Assistenzen auch deutlich höhere Stundensätze verlangen können.
Die wichtigste Frage sollte allerdings nicht sein:
„Welche virtuelle Assistenz hat den niedrigsten Stundensatz?“
Sondern:
„Wie viel Zeit kann mir diese virtuelle Assistenz abnehmen?“
Denn letztendlich kaufen Sie nicht einfach nur Arbeitsstunden ein.
Sie gewinnen Zeit zurück.
Zeit, die Sie für Ihre Kunden, neue Projekte und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens nutzen können.
Sie möchten Aufgaben aus Ihrem Unternehmen auslagern?
Mein aktueller Stundensatz liegt bei 55 € pro Stunde. Als ausgebildete Kauffrau für Büromanagement unterstütze ich Sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und spezialisiere mich dabei zunehmend auf die Immobilienbranche.
Wenn Sie noch nicht genau wissen, welche Aufgaben Sie auslagern können, ist das kein Problem. Gemeinsam können wir herausfinden, welche Tätigkeiten aktuell besonders viel Ihrer Zeit beanspruchen und an welcher Stelle eine Zusammenarbeit sinnvoll ansetzen kann.
Senden Sie mir gerne eine unverbindliche Anfrage und erzählen Sie mir kurz, wobei Sie Unterstützung benötigen.
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