Virtuelle Assistenz oder Teilzeit-/Vollzeitkraft: Was lohnt sich für Unternehmen?

Die Aufgaben werden mehr, administrative Tätigkeiten nehmen immer mehr Zeit in Anspruch und irgendwann steht die Frage im Raum: Brauche ich Unterstützung?

Ist diese Entscheidung erst einmal gefallen, folgt direkt die nächste:

Soll ich eine virtuelle Assistenz beauftragen oder eine Teilzeit- beziehungsweise Vollzeitkraft einstellen?

Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht.

Eine virtuelle Assistenz bietet Unternehmen vor allem Flexibilität und eignet sich gut, wenn zunächst nur einige Stunden Unterstützung benötigt werden. Eine festangestellte Mitarbeiterin oder ein festangestellter Mitarbeiter kann dagegen die bessere Wahl sein, wenn dauerhaft ein hoher Arbeitsumfang anfällt und die Person fest in das Unternehmen integriert werden soll.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterschiede es gibt und welche Form der Unterstützung zu Ihrem Unternehmen passen könnte.

Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Assistenz und einer angestellten Assistenz?

Der wichtigste Unterschied liegt im Beschäftigungsverhältnis.

Eine virtuelle Assistenz arbeitet in der Regel selbstständig und erbringt ihre Leistungen für Unternehmen auf Auftragsbasis.

Sie ist damit keine Mitarbeiterin oder kein Mitarbeiter des Unternehmens.

Die Zusammenarbeit erfolgt meistens remote. Aufgaben, Kommunikation und Dokumentenaustausch werden digital organisiert.

Eine Teilzeit- oder Vollzeitkraft steht dagegen in einem Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen. Damit gehen für den Arbeitgeber andere Rechte und Pflichten einher.

Dazu gehören beispielsweise die Lohnabrechnung, Arbeitgeberanteile zu Sozialversicherungen, bezahlter Urlaub und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Die beiden Modelle unterscheiden sich deshalb deutlich voneinander und eignen sich für unterschiedliche Situationen.

Wann eignet sich eine virtuelle Assistenz?

Eine virtuelle Assistenz kann besonders interessant sein, wenn Sie zwar Unterstützung benötigen, aber noch keine zusätzliche feste Stelle schaffen möchten oder können.

Vielleicht benötigen Sie aktuell nur fünf oder zehn Stunden Unterstützung im Monat.

Für diesen Umfang eine Teilzeitkraft einzustellen, ist nicht immer sinnvoll.

Eine virtuelle Assistenz kann dagegen gezielt für die tatsächlich benötigten Aufgaben eingesetzt werden.

Das eignet sich beispielsweise, wenn:

• der Arbeitsaufwand von Monat zu Monat schwankt,
• nur wenige Stunden Unterstützung benötigt werden,
• überwiegend digitale Aufgaben anfallen,
• bestimmte administrative Aufgaben ausgelagert werden sollen,
• kurzfristig zusätzliche Kapazitäten benötigt werden oder
• zunächst getestet werden soll, wie viel Unterstützung tatsächlich notwendig ist.

Die Zusammenarbeit kann anschließend mit dem Unternehmen wachsen.

Steigt der Bedarf, kann – abhängig von der jeweiligen Vereinbarung – auch der Stundenumfang erhöht werden.

Wann eignet sich eine Teilzeitkraft?

Eine Teilzeitkraft kann sinnvoll werden, wenn regelmäßig ein größerer und gut planbarer Arbeitsumfang vorhanden ist.

Benötigen Sie beispielsweise jede Woche 15, 20 oder 25 Stunden Unterstützung, lohnt es sich, beide Möglichkeiten genauer miteinander zu vergleichen.

Ein Vorteil einer Teilzeitkraft ist die stärkere Einbindung in das Unternehmen.

Die Person arbeitet dauerhaft für Ihr Unternehmen, kennt interne Abläufe und kann langfristig Teil des Teams werden.

Eine Teilzeitkraft kann deshalb besonders sinnvoll sein, wenn:

• jede Woche ein relativ gleichbleibender Arbeitsumfang anfällt,
• eine enge Integration in das Team gewünscht ist,
• viele interne Abstimmungen notwendig sind,
• die Aufgaben langfristig bestehen und
• Sie ausreichend Arbeit für eine feste Stelle haben.

Gerade bei einem kontinuierlich wachsenden Unternehmen kann eine Teilzeitstelle deshalb irgendwann der logische nächste Schritt sein.

Wann lohnt sich eine Vollzeitkraft?

Eine Vollzeitkraft ergibt vor allem dann Sinn, wenn tatsächlich ausreichend Arbeit für eine volle Stelle vorhanden ist.

Wenn Sie dauerhaft rund 35 bis 40 Stunden Unterstützung pro Woche benötigen, wäre es wenig sinnvoll, allein aus Flexibilitätsgründen dauerhaft sämtliche Stunden über eine externe Assistenz abzudecken.

Eine Vollzeitkraft kann sich insbesondere eignen, wenn:

• täglich umfangreiche Aufgaben anfallen,
• eine dauerhafte Verfügbarkeit benötigt wird,
• die Person stark in interne Prozesse eingebunden werden soll,
• viele unterschiedliche Aufgaben übernommen werden und
• langfristig ausreichend Arbeit für eine Vollzeitstelle vorhanden ist.

Die virtuelle Assistenz ist deshalb nicht automatisch die bessere Alternative zur Festanstellung.

Entscheidend ist der tatsächliche Bedarf Ihres Unternehmens.

Welche Vorteile bietet eine virtuelle Assistenz?

Einer der größten Vorteile einer virtuellen Assistenz ist die Flexibilität.

Sie müssen nicht direkt eine neue Teilzeit- oder Vollzeitstelle schaffen, wenn Sie zunächst nur einige Stunden Unterstützung benötigen.

Darüber hinaus gibt es weitere Vorteile.

Sie bezahlen den vereinbarten Leistungsumfang

Bei einer virtuellen Assistenz bezahlen Sie die vereinbarten Leistungen beziehungsweise den gebuchten Stundenumfang.

Benötigen Sie beispielsweise zehn Stunden Unterstützung im Monat, müssen Sie keine Stelle mit deutlich mehr Arbeitsstunden schaffen.

–> Mehr zum Thema: Was kostet eine virtuelle Assistenz

Kein zusätzlicher Arbeitsplatz notwendig

Da virtuelle Assistenzen in der Regel remote arbeiten, stellen sie ihre eigene Arbeitsumgebung und technische Grundausstattung bereit.

Ein zusätzlicher Arbeitsplatz im Büro ist daher normalerweise nicht notwendig.

Flexible Skalierung

Der Umfang der Zusammenarbeit kann je nach Vereinbarung angepasst werden.

Gerade bei Unternehmen mit saisonalen Schwankungen oder in Wachstumsphasen kann diese Flexibilität interessant sein.

Zugriff auf bestimmte Qualifikationen

Virtuelle Assistenzen können unterschiedliche Spezialisierungen mitbringen.

Statt eine Person für sämtliche Aufgaben einzustellen, können Unternehmen gezielt externe Unterstützung für bestimmte Bereiche suchen.

Ich bin zum Beispiel auf Aufgaben im Backoffice und Immobilienmanagement spezialisiert. 

Welche Vorteile bietet eine festangestellte Kraft?

Auch eine Festanstellung bringt entscheidende Vorteile mit sich.

Stärkere Integration in das Unternehmen

Eine angestellte Kraft ist dauerhaft Teil des Unternehmens und kann entsprechend tief in interne Prozesse eingebunden werden.

Hohe Verfügbarkeit

Insbesondere bei einer Vollzeitkraft steht ein großer und fest vereinbarter Arbeitsumfang zur Verfügung.

Langfristiger Wissensaufbau

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter lernt das Unternehmen, seine Kunden, Prozesse und Besonderheiten über einen langen Zeitraum kennen.

Dieses Wissen bleibt – solange die Person im Unternehmen beschäftigt ist – intern verfügbar.

Persönliche Zusammenarbeit vor Ort

Wenn Tätigkeiten nicht vollständig digital erledigt werden können oder regelmäßig eine Person vor Ort benötigt wird, ist eine virtuelle Assistenz möglicherweise überhaupt nicht die passende Lösung.

Auch dieser Punkt sollte bei der Entscheidung berücksichtigt werden.

Ist eine virtuelle Assistenz günstiger als eine Teilzeitkraft?

Nicht automatisch.

Der reine Stundensatz einer virtuellen Assistenz ist häufig deutlich höher als der Bruttostundenlohn einer angestellten Person.

Das liegt unter anderem daran, dass eine selbstständige virtuelle Assistenz ihre betrieblichen Kosten selbst trägt und nicht jede Arbeitsstunde als Kundenstunde abrechnen kann.

Für einen sinnvollen Vergleich sollten deshalb nicht nur die beiden Stundensätze nebeneinandergelegt werden.

Bei einer angestellten Kraft entstehen für das Unternehmen zusätzlich zum Bruttogehalt weitere Kosten. Dazu gehören unter anderem Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen und weitere mit dem Arbeitsverhältnis verbundene Aufwendungen.

Bei einer virtuellen Assistenz wird dagegen die vereinbarte externe Leistung abgerechnet.

Welche Variante günstiger ist, hängt deshalb stark davon ab, wie viele Stunden Unterstützung Sie tatsächlich benötigen.

Wenn Sie beispielsweise nur zehn Stunden im Monat Unterstützung benötigen, kann eine virtuelle Assistenz wirtschaftlich interessant sein.

Benötigen Sie dagegen dauerhaft 30 oder 40 Stunden pro Woche, sollte eine Festanstellung ernsthaft geprüft werden.

Virtuelle Assistenz vs. Teilzeitkraft vs. Vollzeitkraft im Vergleich

Die Tabelle zeigt: Keine der drei Varianten ist grundsätzlich besser.

Sie erfüllen schlicht unterschiedliche Anforderungen.

Ein Beispiel: Sie benötigen zehn Stunden Unterstützung im Monat

Angenommen, Sie verbringen jeden Monat rund zehn Stunden mit administrativen Aufgaben, die Sie gerne auslagern möchten.

Eine zusätzliche Teilzeitstelle wäre für diesen Umfang möglicherweise unverhältnismäßig.

Bei einer virtuellen Assistenz mit einem Stundensatz von beispielsweise 55 € würden für zehn Stunden Unterstützung 550 € anfallen.

Sie könnten also gezielt diese zehn Stunden auslagern, ohne eine zusätzliche Stelle schaffen zu müssen.

Wächst Ihr Unternehmen und benötigen Sie irgendwann beispielsweise 20 Stunden Unterstützung pro Woche, verändert sich die Rechnung.

Dann kann eine Teilzeitkraft zunehmend interessanter werden.

Und genau deshalb sollte die Entscheidung regelmäßig neu bewertet werden.

Ab wann lohnt sich eine Festanstellung?

Es gibt keine bestimmte Stundenanzahl, ab der automatisch eine Festanstellung die bessere Lösung ist.

Neben den Kosten spielen auch die Art der Aufgaben, die gewünschte Verfügbarkeit, die Integration in das Unternehmen und die langfristige Planung eine Rolle.

Ein guter Hinweis kann jedoch sein, wenn Sie feststellen, dass Sie über einen längeren Zeitraum einen hohen und konstanten Stundenumfang bei einer externen Assistenz buchen.

Dann lohnt es sich, einmal durchzurechnen, ob eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle inzwischen besser zu Ihrem Unternehmen passen könnte.

Eine virtuelle Assistenz kann somit auch eine Übergangslösung während des Unternehmenswachstums sein.

Sie beginnen beispielsweise mit wenigen Stunden externer Unterstützung und erhöhen den Umfang mit steigendem Arbeitsaufkommen.

Ist irgendwann dauerhaft genügend Arbeit für eine feste Stelle vorhanden, kann eine Festanstellung der nächste Schritt sein.

Was ist mit Urlaub und Krankheit?

Auch dieser Punkt unterscheidet die Modelle deutlich.

Bei angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gelten die entsprechenden arbeitsrechtlichen Regelungen zu Urlaub und Krankheit.

Eine virtuelle Assistenz organisiert ihre Selbstständigkeit dagegen eigenverantwortlich.

Das bedeutet allerdings nicht, dass eine VA 365 Tage im Jahr verfügbar ist.

Auch selbstständige Dienstleister haben Urlaub, können krank werden oder zeitweise nicht verfügbar sein.

Bei regelmäßiger Zusammenarbeit sollte deshalb vorher geklärt werden, wie mit Abwesenheiten, dringenden Aufgaben und Fristen umgegangen wird.

Klare Kommunikation und definierte Prozesse sind hier wichtiger als die Illusion einer permanenten Verfügbarkeit.

Welche Lösung eignet sich für die Immobilienbranche?

Auch Unternehmen aus der Immobilienbranche stehen häufig vor der Frage, wann eine zusätzliche Kraft benötigt wird.

Gerade administrative Aufgaben können mit wachsendem Objektbestand oder zunehmender Kundenzahl schnell mehr werden.

Objektdaten müssen gepflegt, Termine organisiert, Dokumente vorbereitet, E-Mails bearbeitet und Informationen nachgehalten werden.

Wenn diese Aufgaben bereits regelmäßig mehrere Stunden pro Woche beanspruchen, kann zusätzliche Unterstützung sinnvoll werden.

Eine virtuelle Assistenz kann beispielsweise interessant sein, wenn zunächst einzelne administrative Tätigkeiten remote ausgelagert werden sollen.

Wächst der Umfang dagegen so stark, dass täglich eine Person benötigt wird oder regelmäßig Aufgaben vor Ort anfallen, kann eine Teilzeit- oder Vollzeitkraft die passendere Lösung darstellen.

Auch hier gilt deshalb:

Die Unterstützung sollte sich an Ihrem Unternehmen orientieren – nicht Ihr Unternehmen an der Form der Unterstützung.

Virtuelle Assistenz oder Festanstellung: Diese Fragen helfen bei der Entscheidung

Bevor Sie sich entscheiden, können Sie Ihren tatsächlichen Bedarf anhand einiger Fragen einschätzen:

• Wie viele Stunden Unterstützung benötige ich realistisch pro Woche oder Monat?
• Ist der Arbeitsaufwand konstant oder schwankt er?
• Können die Aufgaben vollständig digital erledigt werden?
• Benötige ich Unterstützung vor Ort?
• Muss die Person zu festen Zeiten verfügbar sein?
• Soll die Person langfristig fest in mein Team integriert werden?
• Benötige ich Unterstützung für einen breiten Aufgabenbereich oder eine bestimmte Spezialisierung?
• Möchte ich aktuell bereits eine dauerhafte Arbeitgeberverantwortung übernehmen?

Je klarer Sie diese Fragen beantworten können, desto einfacher wird die Entscheidung.

Fazit: Virtuelle Assistenz, Teilzeitkraft oder Vollzeitkraft?

Welche Variante die richtige ist, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen aktuell aufgestellt ist.

Wenn Sie zunächst nur wenige Stunden im Monat Unterstützung benötigen und Aufgaben flexibel auslagern möchten, kann eine virtuelle Assistenz eine passende Lösung sein.

Bei einem dauerhaft höheren und planbaren Arbeitsumfang kann eine Teilzeitkraft sinnvoller werden.

Und wenn ausreichend Aufgaben für eine vollständige Stelle vorhanden sind und eine enge Integration ins Unternehmen gewünscht ist, spricht vieles für eine Vollzeitkraft.

Die Entscheidung muss außerdem nicht für immer gelten.

Ein Unternehmen kann mit wenigen Stunden externer Unterstützung beginnen und später auf eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle umsteigen.

Entscheidend ist nicht, welches Modell auf dem Papier am besten klingt.

Entscheidend ist, welches Modell zu Ihrem aktuellen Bedarf passt.

Sie benötigen aktuell nur wenige Stunden Unterstützung?

Wenn eine zusätzliche Festanstellung für Ihr Unternehmen noch zu früh kommt, administrative Aufgaben aber zunehmend Ihre Zeit beanspruchen, kann eine virtuelle Assistenz eine flexible Alternative sein.

Als ausgebildete Kauffrau für Büromanagement unterstütze ich Unternehmen bei administrativen und organisatorischen Backoffice-Aufgaben. Mein aktueller Stundensatz beträgt 55 €, während ich meine Spezialisierung auf die Immobilienbranche weiter ausbaue.

Gemeinsam können wir zunächst herausfinden, welche Aufgaben Sie abgeben möchten und welcher Stundenumfang tatsächlich notwendig ist.

Senden Sie mir gerne eine unverbindliche Anfrage und schildern Sie mir Ihren aktuellen Unterstützungsbedarf.