Das E-Mail-Postfach ist voll, Termine müssen koordiniert werden, Unterlagen warten auf ihre Bearbeitung und nebenbei müsste eigentlich noch die Buchhaltung vorbereitet werden.
Gerade für Selbstständige und kleinere Unternehmen gehören administrative Aufgaben zum Alltag. Jede einzelne davon scheint zunächst nur wenige Minuten in Anspruch zu nehmen. Zusammengerechnet können daraus jedoch schnell mehrere Stunden pro Woche werden.
Eine virtuelle Assistenz kann genau an dieser Stelle unterstützen.
Doch welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistenz eigentlich? Und welche Tätigkeiten können Sie sinnvoll aus Ihrem Unternehmen auslagern?
In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über typische Aufgaben einer virtuellen Assistenz und erfahren, wie Sie herausfinden, welche davon Sie selbst abgeben können.
Was macht eine virtuelle Assistenz?
Eine virtuelle Assistenz – häufig auch kurz VA genannt – unterstützt Unternehmen und Selbstständige bei unterschiedlichen Aufgaben, arbeitet dabei jedoch in der Regel ortsunabhängig.
Die Zusammenarbeit findet digital statt. Kommunikation, Dokumentenaustausch und die Organisation der Aufgaben können beispielsweise über E-Mail, Videocalls, Cloud-Speicher oder Projektmanagement-Tools erfolgen.
Welche Aufgaben eine virtuelle Assistenz konkret übernimmt, ist sehr unterschiedlich.
Einige VAs sind als klassische Allrounder tätig und unterstützen in verschiedenen Bereichen. Andere spezialisieren sich beispielsweise auf Social Media, Recruiting, Buchhaltung, E-Commerce oder bestimmte Branchen.
Eine virtuelle Assistenz kann deshalb weit mehr übernehmen als reine Terminplanung.
1. E-Mail-Management und Korrespondenz
Das E-Mail-Postfach gehört wahrscheinlich zu den größten Zeitfressern im Büroalltag.
Eine virtuelle Assistenz kann dabei helfen, Struktur in die tägliche Kommunikation zu bringen.
Mögliche Aufgaben sind beispielsweise:
- E-Mails sortieren und kategorisieren
- allgemeine Anfragen bearbeiten
- Nachrichten vorbereiten
- wichtige E-Mails priorisieren
- Wiedervorlagen organisieren
- Informationen an die zuständigen Personen weiterleiten
Dabei können Sie individuell festlegen, welche Nachrichten selbstständig bearbeitet werden dürfen und welche weiterhin Ihre persönliche Aufmerksamkeit benötigen.
Sie müssen Ihr Postfach also nicht vollständig aus der Hand geben.
2. Terminmanagement und Kalenderorganisation
Termine vereinbaren klingt zunächst nach einer kleinen Aufgabe.
In der Praxis bedeutet das jedoch häufig mehrere E-Mails, Rückfragen, Terminverschiebungen und anschließende Kalendereinträge.
Auch diese Aufgaben können von einer virtuellen Assistenz übernommen werden.
Dazu gehören beispielsweise die Koordination von Terminen, das Versenden von Terminbestätigungen, die Pflege des Kalenders oder das Nachhalten vereinbarter Termine.
Besonders bei einem vollen Kalender kann Ihnen eine strukturierte Terminorganisation täglich Zeit sparen.
3. Datenpflege und Dokumentenmanagement
Kundendaten, Tabellen, CRM-Systeme oder digitale Ablagen müssen regelmäßig gepflegt werden.
Genau diese Aufgaben werden im stressigen Arbeitsalltag allerdings gerne auf später verschoben.
Eine virtuelle Assistenz kann unter anderem:
- Kunden- und Kontaktdaten pflegen
- Informationen in Systeme übertragen
- Excel- oder Google-Sheets aktualisieren
- digitale Dokumente organisieren
- Ordnerstrukturen pflegen
- Unterlagen ablegen und zuordnen
- bestehende Datensätze aktualisieren
Eine gepflegte Datenbasis erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern verhindert auch, dass wichtige Informationen irgendwann zwischen verschiedenen Systemen verloren gehen.
4. Rechnungswesen und vorbereitende Buchhaltung
Auch rund um Rechnungen und Belege entstehen regelmäßig administrative Aufgaben.
Je nach Qualifikation und vereinbartem Leistungsumfang kann eine virtuelle Assistenz beispielsweise bei der vorbereitenden Buchhaltung unterstützen.
Dazu können unter anderem gehören:
- Belege digital organisieren
- Rechnungen erstellen
- Zahlungseingänge kontrollieren
- offene Rechnungen nachhalten
- Unterlagen für die Buchhaltung vorbereiten
- Dokumente für den Steuerberater zusammenstellen
Wichtig ist hierbei die Abgrenzung: Eine virtuelle Assistenz ersetzt keinen Steuerberater und darf nicht automatisch sämtliche steuerlichen oder buchhalterischen Tätigkeiten übernehmen.
Viele organisatorische Aufgaben rund um die Buchhaltung können jedoch ausgelagert werden.
5. Rechnungs- und Mahnwesen
Offene Rechnungen nachzuverfolgen gehört für viele Selbstständige wahrscheinlich nicht zu den beliebtesten Aufgaben.
Trotzdem ist ein funktionierendes Forderungsmanagement wichtig für die Liquidität eines Unternehmens.
Eine virtuelle Assistenz kann beispielsweise Zahlungseingänge kontrollieren, offene Posten dokumentieren, Zahlungserinnerungen vorbereiten oder das Mahnwesen nach vorher festgelegten Abläufen unterstützen.
Dadurch bleiben offene Forderungen nicht unnötig lange liegen.
6. Recherche und Informationsbeschaffung
Rechercheaufgaben können erstaunlich viel Zeit beanspruchen.
Statt selbst mehrere Stunden Informationen zusammenzutragen, können klar definierte Recherchen an eine virtuelle Assistenz ausgelagert werden.
Das können beispielsweise sein:
- Anbieter- und Dienstleisterrecherchen
- Produktrecherchen
- Wettbewerbsrecherchen
- Kontaktrecherchen
- Recherche nach geeigneter Software
- Zusammenstellung öffentlich verfügbarer Informationen
Die Ergebnisse können anschließend strukturiert aufbereitet werden, sodass Sie direkt damit weiterarbeiten können.
7. Kundenkommunikation und Backoffice
Nicht jede Kundenanfrage muss zwangsläufig von Ihnen persönlich beantwortet werden.
Bei wiederkehrenden Fragen oder organisatorischen Anliegen kann eine virtuelle Assistenz Teile der Kundenkommunikation übernehmen.
Das kann beispielsweise die Bearbeitung allgemeiner Anfragen, das Versenden von Unterlagen, Terminabsprachen oder das Nachfassen bei fehlenden Informationen umfassen.
Sie bleiben weiterhin Ansprechpartner für die Themen, bei denen Ihre Expertise benötigt wird, während organisatorische Kommunikation im Hintergrund übernommen werden kann.
8. Unterstützung im Recruiting
Auch bei der Suche nach neuen Mitarbeitern entstehen zahlreiche administrative Aufgaben.
Eine virtuelle Assistenz kann beispielsweise Stellenanzeigen vorbereiten und pflegen, Bewerbungsunterlagen organisieren, Termine für Vorstellungsgespräche koordinieren oder den Bewerbungsprozess administrativ begleiten.
Die eigentliche Personalentscheidung bleibt selbstverständlich bei Ihnen.
Die organisatorischen Schritte davor und danach müssen jedoch nicht zwangsläufig ebenfalls Ihre Zeit beanspruchen.
Welche Aufgaben kann eine virtuelle Assistenz in der Immobilienbranche übernehmen?
Gerade in der Immobilienbranche treffen Kundenkommunikation, Terminorganisation, Dokumentenmanagement und Datenpflege aufeinander.
Dadurch entstehen zahlreiche Aufgaben, die sich grundsätzlich auch remote erledigen lassen.
Eine virtuelle Assistenz kann beispielsweise bei folgenden Tätigkeiten unterstützen:
- Pflege von Objekt- und Kontaktdaten
- Organisation digitaler Objektunterlagen
- E-Mail- und Backoffice-Management
- Koordination von Terminen
- Vorbereitung und Versand von Unterlagen
- Pflege von CRM-Systemen
- Kommunikation bei organisatorischen Anliegen
- Nachhalten fehlender Dokumente und Informationen
- Erstellung und Pflege von Übersichten
- allgemeine administrative Unterstützung
Welche Aufgaben tatsächlich ausgelagert werden können, hängt natürlich vom jeweiligen Unternehmen, den eingesetzten Systemen und den internen Prozessen ab.
Gerade deshalb ist es sinnvoll, nicht einfach eine beliebige Liste von Aufgaben an eine virtuelle Assistenz zu übergeben.
Zunächst sollte geklärt werden, wo in Ihrem Unternehmen tatsächlich Zeit verloren geht.
Welche Aufgaben sollten Sie zuerst auslagern?
Wenn Sie bisher noch nie mit einer virtuellen Assistenz zusammengearbeitet haben, müssen Sie nicht direkt Ihr halbes Unternehmen auslagern.
Beginnen Sie klein.
Eine einfache Methode besteht darin, für eine Woche aufzuschreiben, womit Sie während Ihres Arbeitstages Zeit verbringen.
Markieren Sie anschließend alle Tätigkeiten, die:
- regelmäßig wiederkehren,
- viel Zeit beanspruchen,
- nach einem klaren Ablauf funktionieren,
- nicht zwingend Ihre persönliche Expertise benötigen oder
- Sie regelmäßig von wichtigeren Aufgaben abhalten.
Genau diese Tätigkeiten sind häufig gute Kandidaten für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz.
Wenn Sie beispielsweise jeden Morgen 30 Minuten mit administrativen Routineaufgaben verbringen, sind das bereits rund zehn Stunden pro Monat.
Zehn Stunden, die Sie möglicherweise sinnvoller für Kunden, Akquise oder die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens einsetzen könnten.
Muss eine virtuelle Assistenz alle diese Aufgaben übernehmen?
Nein. Der Begriff „virtuelle Assistenz“ beschreibt ein sehr breites Tätigkeitsfeld.
Nicht jede VA bietet automatisch E-Mail-Management, Buchhaltung, Recruiting, Social Media, Kundenservice und Immobilienassistenz gleichzeitig an.
Und das ist auch gut so.
Je spezieller eine Aufgabe wird, desto wichtiger werden entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen.
Achten Sie bei der Auswahl deshalb darauf, ob die virtuelle Assistenz zu den Aufgaben passt, die Sie tatsächlich auslagern möchten.
Für klassische administrative Tätigkeiten im Büromanagement kann beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung besonders interessant sein. Bei hochspezialisierten Aufgaben sollten dagegen entsprechende Fachkenntnisse vorhanden sein.
Was kostet eine virtuelle Assistenz?
Die Kosten hängen von Qualifikation, Erfahrung, Spezialisierung und dem Umfang der Zusammenarbeit ab.
Viele virtuelle Assistenzen arbeiten mit einem festen Stundensatz. Daneben sind Stundenpakete, monatliche Kontingente oder Projektpreise möglich.
Mein aktueller Stundensatz als virtuelle Assistenz beträgt 55 € pro Stunde.
Durch meine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bringe ich eine fundierte kaufmännische Grundlage für administrative und organisatorische Aufgaben mit. Gleichzeitig baue ich meine Spezialisierung auf die Immobilienbranche kontinuierlich weiter aus.
Wenn Sie mehr über die Preisgestaltung erfahren möchten, finden Sie in meinem Beitrag „Was kostet eine virtuelle Assistenz?“ eine ausführliche Übersicht über Stundensätze, Abrechnungsmodelle und die tatsächlichen Kosten einer Zusammenarbeit.
Fazit: Welche Aufgaben können Sie an eine virtuelle Assistenz abgeben?
Von E-Mail-Management und Terminorganisation über Datenpflege bis hin zu vorbereitender Buchhaltung und administrativer Kundenkommunikation: Die Aufgaben einer virtuellen Assistenz können sehr unterschiedlich sein.
Entscheidend ist deshalb weniger die Frage, was eine virtuelle Assistenz theoretisch alles übernehmen könnte.
Viel wichtiger ist:
Welche Aufgaben müssen Sie nicht selbst erledigen?
Wenn Sie regelmäßig mehrere Stunden mit wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten verbringen, kann genau dort der richtige Ansatzpunkt für eine Zusammenarbeit liegen.
Denn Aufgaben auszulagern bedeutet nicht, die Kontrolle über das eigene Unternehmen abzugeben.
Es bedeutet vielmehr, die eigene Zeit dort einzusetzen, wo sie tatsächlich gebraucht wird.
Welche Aufgaben kosten Sie aktuell die meiste Zeit?
Sie möchten administrative und organisatorische Aufgaben auslagern und wieder mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft gewinnen?
Als ausgebildete Kauffrau für Büromanagement unterstütze ich Unternehmen bei verschiedenen Backoffice-Aufgaben und spezialisiere mich zunehmend auf die Zusammenarbeit mit Unternehmen aus der Immobilienbranche.
Gemeinsam können wir herausfinden, welche wiederkehrenden Tätigkeiten sich in Ihrem Unternehmen sinnvoll auslagern lassen und wie eine Zusammenarbeit aussehen könnte.
Senden Sie mir gerne eine unverbindliche Anfrage und erzählen Sie mir, wobei Sie aktuell Unterstützung benötigen.
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