E-Mails bearbeiten, Daten pflegen, Rechnungen vorbereiten, Termine koordinieren und Dokumente organisieren – administrative Aufgaben gehören zu jedem Unternehmen. Gleichzeitig tragen sie häufig nur indirekt zum eigentlichen Kerngeschäft bei.
Gerade bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen landen diese Aufgaben trotzdem häufig auf dem eigenen Schreibtisch.
Das Problem: Was einzeln nur wenige Minuten dauert, summiert sich über die Woche schnell zu mehreren Stunden.
Eine Möglichkeit, wieder mehr Zeit für das eigene Kerngeschäft zu schaffen, ist deshalb, Teile des Backoffice auszulagern.
Doch welche Aufgaben eignen sich dafür? Welche Vorteile bietet das Outsourcing und für welche Unternehmen lohnt es sich?
Was bedeutet es, das Backoffice auszulagern?
Zum Backoffice gehören grundsätzlich die Aufgaben, die im Hintergrund eines Unternehmens stattfinden und dafür sorgen, dass das Tagesgeschäft funktioniert.
Anders als beispielsweise Vertrieb oder die direkte Arbeit mit Kunden sind viele dieser Tätigkeiten nach außen kaum sichtbar.
Dazu können unter anderem gehören:
- E-Mail-Management
- Terminorganisation
- Datenpflege
- Dokumentenmanagement
- vorbereitende Buchhaltung
- Rechnungsstellung
- Unterstützung im Mahnwesen
- Recherche
- administrative Kundenkommunikation
- Pflege interner Übersichten und Systeme
Beim Auslagern des Backoffice werden ausgewählte Tätigkeiten nicht mehr intern erledigt, sondern an einen externen Dienstleister übergeben.
Das bedeutet allerdings nicht, dass direkt das gesamte Backoffice ausgelagert werden muss.
Oft ist es sinnvoller, zunächst einzelne wiederkehrende Aufgaben abzugeben.
Warum lagern Unternehmen ihr Backoffice aus?
Der offensichtlichste Grund ist Zeit.
Administrative Aufgaben sind notwendig, aber nicht jede davon muss von Ihnen persönlich erledigt werden.
Wenn Sie beispielsweise jeden Arbeitstag eine Stunde für E-Mails, Datenpflege, Ablage und andere organisatorische Aufgaben benötigen, verbringen Sie damit bei 20 Arbeitstagen bereits rund 20 Stunden im Monat.
Das entspricht mehr als zwei kompletten Arbeitstagen.
Zeit, die Ihnen anschließend für Kunden, Vertrieb, strategische Entscheidungen oder die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens fehlt.
Durch die Auslagerung bestimmter Tätigkeiten können Sie einen Teil dieser Zeit zurückgewinnen.
Doch Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil.
1. Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
Als Unternehmer sollte Ihre Zeit möglichst dort eingesetzt werden, wo Ihre persönliche Expertise tatsächlich notwendig ist.
Natürlich können Sie selbst Daten in Tabellen eintragen, Unterlagen sortieren oder Termine koordinieren.
Die entscheidende Frage lautet jedoch:
Müssen Sie es selbst tun?
Wenn eine andere Person diese Aufgaben zuverlässig übernehmen kann, können Sie Ihre eigene Arbeitszeit für Tätigkeiten nutzen, die einen größeren Einfluss auf Ihr Unternehmen haben.
Dazu gehören beispielsweise Kundentermine, Akquise, strategische Planung oder die Entwicklung neuer Angebote.
2. Flexible Unterstützung statt zusätzlicher Festanstellung
Nicht jedes Unternehmen benötigt direkt eine zusätzliche Assistenz für 20 oder 40 Stunden pro Woche.
Vielleicht benötigen Sie lediglich fünf Stunden Unterstützung in einer ruhigen Woche und während arbeitsintensiver Phasen deutlich mehr.
Eine externe Unterstützung bietet hier mehr Flexibilität.
Je nach Vereinbarung können beispielsweise einzelne Stunden, feste Stundenkontingente oder bestimmte Aufgabenbereiche ausgelagert werden.
Gerade für Selbstständige und kleinere Unternehmen kann dies interessant sein, wenn Unterstützung benötigt wird, eine zusätzliche Festanstellung aber noch nicht sinnvoll ist.
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3. Administrative Aufgaben bleiben nicht mehr liegen
Bestimmte Aufgaben werden im Alltag gerne verschoben.
Die Tabelle kann morgen aktualisiert werden. Die Ablage hat noch ein paar Tage Zeit. Die E-Mail wird später beantwortet.
Und plötzlich sind aus mehreren kleinen Aufgaben ein ganzer Berg geworden.
Werden feste Backoffice-Aufgaben an eine andere Person übertragen, gibt es eine klare Zuständigkeit.
Dadurch können wiederkehrende Tätigkeiten kontinuierlich erledigt werden, anstatt erst dann, wenn gerade zufällig Zeit dafür vorhanden ist.
4. Strukturiertere Abläufe im Unternehmen
Das Auslagern von Aufgaben kann gleichzeitig dazu führen, bestehende Prozesse genauer zu betrachten.
Denn bevor eine Tätigkeit übergeben werden kann, muss zunächst geklärt werden:
Wie läuft diese Aufgabe eigentlich ab?
Welche Informationen werden benötigt?
Wer ist wofür zuständig?
Was passiert bei Rückfragen oder Sonderfällen?
Dadurch werden Prozesse sichtbar, die zuvor möglicherweise einfach „irgendwie“ funktioniert haben.
Klare Abläufe erleichtern nicht nur die Zusammenarbeit mit einer externen Assistenz, sondern können auch intern für mehr Struktur sorgen.
5. Kosten bleiben besser skalierbar
Eine zusätzliche Mitarbeiterin oder ein zusätzlicher Mitarbeiter bedeutet eine längerfristige finanzielle Verpflichtung.
Beim Outsourcing können die Kosten dagegen stärker an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden.
Benötigen Sie beispielsweise zehn Stunden Unterstützung im Monat, bezahlen Sie auch nur den vereinbarten Umfang.
Wächst das Unternehmen und steigt der Bedarf, kann die Zusammenarbeit später erweitert werden.
Sinkt der Arbeitsaufwand, lässt sich der Umfang – abhängig von der jeweiligen Vereinbarung – wieder reduzieren.
Dadurch kann externe Unterstützung besonders in Wachstumsphasen eine interessante Zwischenlösung sein.
6. Zugriff auf externes Fachwissen
Je nachdem, welche Aufgaben Sie auslagern möchten, können Sie gezielt mit Personen zusammenarbeiten, die entsprechende Qualifikationen oder Erfahrungen mitbringen.
Für administrative und kaufmännische Tätigkeiten kann beispielsweise eine entsprechende Berufsausbildung von Vorteil sein.
Bei spezialisierten Aufgaben können wiederum Branchenkenntnisse oder Kenntnisse bestimmter Programme und Systeme relevant werden.
Sie müssen also nicht zwangsläufig eine Person suchen, die sämtliche Aufgaben Ihres Unternehmens übernimmt.
Stattdessen können Sie gezielt Unterstützung für die Bereiche einkaufen, in denen Sie tatsächlich Entlastung benötigen.
Welche Backoffice-Aufgaben können ausgelagert werden?
Grundsätzlich eignen sich vor allem wiederkehrende, klar definierbare und digital umsetzbare Tätigkeiten für das Outsourcing.
Dazu können beispielsweise gehören:
E-Mail-Management: Sortierung, Priorisierung und Bearbeitung bestimmter Anfragen.
Terminorganisation: Koordination, Bestätigung und Verwaltung von Terminen.
Datenpflege: Aktualisierung von Kundendaten, CRM-Systemen, Tabellen oder internen Übersichten.
Dokumentenmanagement: Strukturierung, Ablage und Vorbereitung digitaler Unterlagen.
Vorbereitende Buchhaltung: Organisation von Belegen und Vorbereitung von Unterlagen im zulässigen Rahmen.
Rechnungswesen: Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie Nachhalten offener Vorgänge.
Recherche: Strukturierte Beschaffung und Aufbereitung benötigter Informationen.
Administrative Kommunikation: Bearbeitung organisatorischer Anfragen und Nachhalten fehlender Informationen.
Welche Tätigkeiten sinnvoll ausgelagert werden können, hängt jedoch immer von den individuellen Abläufen Ihres Unternehmens ab.
Backoffice auslagern in der Immobilienbranche
Gerade in der Immobilienbranche kann ein erheblicher administrativer Aufwand entstehen.
Objektdaten müssen gepflegt, Dokumente organisiert, Termine koordiniert, E-Mails beantwortet und Informationen nachgehalten werden.
Hinzu kommen je nach Unternehmen weitere wiederkehrende administrative Tätigkeiten.
Viele dieser Aufgaben sind notwendig, benötigen jedoch nicht zwingend die persönliche Aufmerksamkeit eines Maklers, Unternehmers oder einer Führungskraft.
Eine Virtuelle Assistenz für Immobilienmanagement kann beispielsweise bei der Pflege von Objekt- und Kontaktdaten, der Organisation digitaler Unterlagen, der Terminorganisation, im E-Mail-Management oder bei anderen administrativen Backoffice-Tätigkeiten unterstützen.
Gerade wenn Ihr Unternehmen wächst, das administrative Arbeitsvolumen zunimmt, aber noch keine zusätzliche Vollzeitstelle notwendig ist, kann das Auslagern einzelner Aufgaben eine flexible Lösung darstellen.
Virtuelle Assistenz als externe Backoffice-Unterstützung
Eine Möglichkeit, das Backoffice auszulagern, ist die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz.
Da die Zusammenarbeit digital erfolgt, muss kein zusätzlicher Arbeitsplatz im Unternehmen eingerichtet werden.
Eine virtuelle Assistenz kann einzelne Tätigkeiten oder einen wiederkehrenden Aufgabenbereich übernehmen.
Der Umfang lässt sich dabei individuell vereinbaren.
Sie können beispielsweise zunächst mit wenigen Stunden im Monat starten und einzelne wiederkehrende Aufgaben übertragen.
Funktioniert die Zusammenarbeit gut und entstehen weitere Aufgaben, kann der Umfang später Schritt für Schritt erweitert werden.
Wann lohnt es sich, das Backoffice auszulagern?
Nicht jedes Unternehmen muss sein Backoffice auslagern.
Es gibt jedoch einige Anzeichen dafür, dass externe Unterstützung sinnvoll sein könnte:
- Administrative Aufgaben nehmen einen immer größeren Teil Ihres Arbeitstages ein.
- Wiederkehrende Tätigkeiten bleiben regelmäßig liegen.
- Sie erledigen Backoffice-Aufgaben häufig nach Feierabend.
- Ihr Unternehmen wächst und damit steigt auch der administrative Aufwand.
- Sie verbringen viel Zeit mit Tätigkeiten, für die Ihre persönliche Expertise nicht notwendig ist.
- Sie benötigen Unterstützung, aber noch keine zusätzliche Vollzeitkraft.
- Bestimmte Prozesse funktionieren nur, wenn Sie sich selbst darum kümmern.
Spätestens wenn administrative Aufgaben verhindern, dass Sie sich ausreichend um Ihr eigentliches Kerngeschäft kümmern können, lohnt es sich, die bestehenden Abläufe genauer zu betrachten.
Wie beginnen Sie mit dem Auslagern Ihres Backoffice?
Sie müssen nicht von heute auf morgen sämtliche administrativen Aufgaben abgeben.
Im Gegenteil: Häufig ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoller.
Beobachten Sie zunächst für einige Tage, welche administrativen Tätigkeiten Sie regelmäßig erledigen.
Anschließend können Sie diese in drei Kategorien einteilen:
- Muss ich selbst erledigen
Hierzu gehören Aufgaben, bei denen Ihre persönliche Expertise, Entscheidung oder Anwesenheit erforderlich ist.
- Könnte jemand anderes erledigen
Das sind häufig wiederkehrende Aufgaben mit einem klaren Ablauf.
- Sollte automatisiert oder vereinfacht werden
Nicht jede Aufgabe muss an eine andere Person übergeben werden. Manche Prozesse lassen sich möglicherweise vollständig automatisieren oder vereinfachen.
Beginnen Sie anschließend mit einigen wenigen Tätigkeiten aus der zweiten Kategorie.
So können Prozesse und Zusammenarbeit zunächst getestet und später weiter ausgebaut werden.
Was kostet es, das Backoffice auszulagern?
Die Kosten hängen davon ab, welche Aufgaben Sie auslagern, welchen Umfang die Zusammenarbeit hat und welche Qualifikationen dafür benötigt werden.
Virtuelle Assistenzen arbeiten beispielsweise häufig mit Stundensätzen, Stundenkontingenten oder monatlichen Paketen.
Mein aktueller Stundensatz als virtuelle Assistenz beträgt 55 € pro Stunde.
Durch meine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bringe ich eine fundierte kaufmännische Grundlage für administrative und organisatorische Tätigkeiten mit und baue gleichzeitig meine Spezialisierung auf die Immobilienbranche weiter aus.
Ausführlichere Informationen zu den unterschiedlichen Preismodellen finden Sie in meinem Beitrag „Was kostet eine virtuelle Assistenz?“.
Wenn Sie zunächst herausfinden möchten, welche Tätigkeiten Sie überhaupt übertragen können, finden Sie weitere Beispiele in meinem Artikel „Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistenz?“.
Fazit: Backoffice auslagern und wieder mehr Zeit gewinnen
Ein funktionierendes Backoffice ist für jedes Unternehmen wichtig.
Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie sämtliche Aufgaben selbst erledigen müssen.
Gerade wiederkehrende administrative Tätigkeiten können viel Arbeitszeit beanspruchen, obwohl Ihre persönliche Expertise dafür nicht notwendig ist.
Durch das gezielte Auslagern einzelner Backoffice-Aufgaben können Sie Strukturen schaffen, Verantwortlichkeiten verteilen und wieder mehr Zeit für Ihr eigentliches Kerngeschäft gewinnen.
Dabei müssen Sie nicht direkt Ihr gesamtes Backoffice aus der Hand geben.
Beginnen Sie mit den Aufgaben, die regelmäßig Zeit kosten und sich klar übertragen lassen.
Denn am Ende geht es beim Outsourcing nicht darum, möglichst viel abzugeben.
Es geht darum, Ihre eigene Zeit sinnvoller einzusetzen.
Sie möchten Ihr Backoffice entlasten?
Als ausgebildete Kauffrau für Büromanagement unterstütze ich Unternehmen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Mein aktueller Schwerpunkt liegt auf dem weiteren Aufbau meiner Spezialisierung in der Immobilienbranche.
Gemeinsam können wir uns ansehen, welche wiederkehrenden Backoffice-Aufgaben aktuell besonders viel Ihrer Zeit beanspruchen und welche davon sinnvoll ausgelagert werden können.
Senden Sie mir gerne eine unverbindliche Anfrage und schildern Sie mir, wobei Sie Unterstützung benötigen.
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